En el artículo anterior vimos cómo crear un registro de contacto básico. Ahora vamos más a fondo: cómo vincular una persona a una empresa, cómo usar etiquetas para organizar los contactos y cómo crear segmentos para campañas dirigidas.
Relación empresa-persona
En Odoo 19 los contactos siguen una estructura padre-hijo. La empresa es el padre y las personas que trabajan en ella son los hijos.
Cómo vincular una persona a una empresa
Paso 1: abre o crea el registro de la empresa.
Paso 2: ve a la pestaña Contactos y direcciones.
Paso 3: haz clic en Agregar una línea y elige el tipo de contacto de la persona:
- Contacto — empleado en general
- Dirección de factura — la persona que recibe las facturas
- Dirección de entrega — la persona que recibe las entregas
- Otra dirección — cualquier otro propósito
Paso 4: escribe el nombre, el puesto, el correo y el teléfono de la persona.
CONSEJO: al abrir la ficha de la empresa verás juntas a todas las personas vinculadas. En CRM y Ventas, cuando eliges la empresa como cliente, sus contactos aparecen como opciones del campo de persona de contacto, sin buscarlos por separado.
Persona individual vinculada a una empresa
También puedes crear a la persona como un contacto aparte y vincularla a la empresa mediante el campo Empresa:
Formulario de contacto → campo Empresa → elige la empresa
Ambos métodos dan el mismo resultado. En empresas grandes con muchos contactos, gestionarlos desde la ficha de la empresa es más ordenado.
Tipos de dirección
Cada contacto puede tener varias direcciones, cada una con un propósito distinto:
| Tipo de dirección | Cuándo se usa |
| Contacto | Dirección predeterminada, usada en todos los módulos |
| Dirección de factura | Se toma automáticamente al crear una factura |
| Dirección de entrega | Se toma automáticamente al crear una orden de entrega |
| Otra dirección | Cualquier propósito personalizado |
CONSEJO: si una empresa recibe las facturas en la oficina central y las entregas en un almacén, definir direcciones de factura y de entrega separadas ahorra tiempo en cada operación.
Etiquetas: organiza y filtra tus contactos
Las etiquetas son marcas de color que puedes asignar a los contactos. Hacen que filtrar y agrupar sea rápido.
Crear etiquetas
Contactos → Configuración → Etiquetas → Nuevo
Ponle un nombre a la etiqueta y elige un color. Ejemplos:
Cliente VIP(dorado)Iniciativa fría(azul)Socio(verde)Boletín(morado)
Asignar etiquetas a un contacto
Abre la ficha del contacto → campo Etiquetas → elige una o varias etiquetas.
Un contacto puede tener varias etiquetas al mismo tiempo.
Filtrar por etiqueta
En la lista de contactos:
Barra de búsqueda → Etiquetas → elige la etiqueta
O usa el menú Filtros para combinar varias etiquetas.
Segmentación: guarda filtros como grupos
En Odoo, segmentar significa guardar un conjunto de filtros como una vista reutilizable, para no tener que repetir la misma búsqueda cada vez.
Cómo crear un segmento
Paso 1: en la lista de contactos, aplica los filtros que quieras. Por ejemplo:
- País = Turquía
- Es cliente = Sí
- Etiqueta = Cliente VIP
Paso 2: haz clic en la flecha desplegable de la barra de búsqueda → Guardar la búsqueda actual.
Paso 3: ponle un nombre al filtro (p. ej., "Clientes VIP de Turquía") y guárdalo.
Desde ese momento, el filtro guardado aparece en Filtros, en la barra de búsqueda.
CONSEJO: los filtros guardados también funcionan en Marketing por correo y Marketing por SMS. Al enviar una campaña puedes cargar tu segmento de contactos directamente como lista de destinatarios.
La pestaña Ventas y compras
Cada ficha de contacto tiene una pestaña Ventas y compras que define cómo se comporta ese contacto en tus procesos.
| Campo | Para qué sirve |
| Vendedor | Asigna un vendedor responsable; se completa solo en las nuevas cotizaciones |
| Términos de pago | Términos de pago predeterminados para las facturas (p. ej., 30 días, inmediato) |
| Lista de precios | Asigna una lista de precios concreta; útil para clientes VIP o mayoristas |
| Términos de pago de compra | Términos de pago separados para las facturas de proveedor |
CONSEJO: si defines los términos de pago en el contacto, no tendrás que indicarlos a mano en cada factura: Odoo los toma automáticamente al elegir el contacto.
La pestaña Contabilidad
La pestaña Contabilidad aparece cuando el módulo de Contabilidad está instalado. Te permite:
- Agregar cuentas bancarias — guarda el IBAN o los datos bancarios del contacto para los pagos
- Configurar el seguimiento de facturas — marca contactos para recordatorios de pago automáticos
Formulario de contacto → pestaña Contabilidad → guardar la cuenta bancaria
Una vez guardada aquí, la cuenta bancaria queda disponible como destino de pago cada vez que registras un pago a proveedor, sin volver a escribirla.
Botones inteligentes
Cuando un contacto tiene actividad en otros módulos, Odoo muestra botones inteligentes en la parte superior de su ficha. Son contadores en vivo que llevan directamente a los registros relacionados:
| Botón | Lleva a |
| Oportunidades | Oportunidades abiertas del CRM para este contacto |
| Órdenes de venta | Todas las órdenes de venta de este contacto |
| Facturas | Facturas emitidas a este contacto |
| Reuniones | Reuniones programadas en el calendario |
| Facturas de proveedor | Facturas recibidas de este proveedor |
CONSEJO: los botones inteligentes te dan una vista de 360° del contacto sin salir de su ficha. Haz clic en cualquiera para ir directo a los registros relacionados.
Detección de duplicados
Odoo 19 te avisa automáticamente cuando un contacto nuevo se parece a uno existente (mismo nombre, correo o teléfono). Después puedes decidir fusionar los registros.
Contactos → Configuración → Fusionar contactos (para eliminar duplicados a mano)
ADVERTENCIA: antes de importar una lista de contactos desde Excel, revisa los duplicados. Importar sin revisar puede crear cientos de registros duplicados difíciles de limpiar después.
Resumen
Con las relaciones empresa-persona, las pestañas, las etiquetas y la segmentación, tu módulo de Contactos se convierte en una verdadera base de datos de CRM:
- Cada persona queda vinculada a su empresa
- Las direcciones envían facturas y entregas al lugar correcto automáticamente
- La pestaña Ventas y compras fija valores predeterminados que se aplican en cada operación
- Las cuentas bancarias guardadas aquí se reutilizan en todos los pagos
- Los botones inteligentes dan acceso inmediato a todo el historial de cada contacto
- Las etiquetas y los filtros guardados preparan campañas dirigidas en segundos
En el próximo artículo veremos la importación masiva de datos: cómo cargar clientes y proveedores desde Excel a Odoo.
¿Tienes preguntas sobre la implementación de Odoo 19 o necesitas consultoría? Escríbeme.